CASE STUDY
Performance-Optimierung und Einführung eines KPI-Systems zur Unternehmenssteuerung
Überblick
Ein schnell wachsendes Beratungsunternehmen im Bereich Führungskräfteentwicklung mit Sitz in den USA wollte seine finanzielle Performance verbessern und zugleich ein skalierbares, datenbasiertes Steuerungssystem aufbauen. Amplenics Partners führte zunächst einen umfassenden Performance Review durch und implementierte anschließend ein automatisiertes Management Dashboard mit klar definierten, zukunftsorientierten Kennzahlen. Ergebnis: höhere Transparenz, messbare Profitabilitätssteigerungen und ein verlässliches Frühwarnsystem für die weitere Expansion.
Ausgangslage
Das Unternehmen ist seit über zehn Jahren erfolgreich im Markt etabliert und wächst kontinuierlich zweistellig. Im Zuge der internationalen Expansion und der Erweiterung des Gesellschafterkreises entstand ein doppelter Bedarf:
Verbesserung der finanziellen Performance, insbesondere der operativen Marge.
Einführung eines konsistenten KPI-Systems, das Entscheidungen objektiviert und frühzeitig auf Risiken hinweist.
Da weder eine eigene Finanzabteilung noch ausreichende interne Ressourcen verfügbar waren, beauftragten die Gesellschafter Amplenics Partners mit der Analyse der Performance und dem Aufbau eines geeigneten Steuerungssystems.
Vorgehen
a) Performance Review: Fundierte Analysen als Basis für bessere Entscheidungen
Ziel des Reviews war es, kurzfristige Margenpotenziale aufzudecken und zugleich belastbare Erkenntnisse für die spätere KPI-Definition zu gewinnen.
Methodik
Analyse finanzieller und operativer Daten der vergangenen fünf Jahre
Einsatz statistischer Verfahren zur Identifikation von Treibern und Mustern
Auswertung auf mehreren Ebenen (Land, Kunde, Projekttyp, Einzelprojekt)
Prüfung von Umsatzstrukturen, Auslastung, Tagessätzen und Projektprofitabilität
Die hohe Datenqualität ermöglichte erstmals eine faktenbasierte Bewertung der Profitabilität unterschiedlicher Geschäftsaktivitäten. Die Ergebnisse bestätigten teilweise vorhandene intuitive Einschätzungen, zeigten jedoch auch neue Optimierungsfelder auf.
Wirkung
Die Erkenntnisse flossen unmittelbar in die Überarbeitung der Unternehmensstrategie ein und dienten als Grundlage für:
neue Benchmarks im Vertrieb
eine verbesserte Projektsteuerung
konkrete Maßnahmen zur Steigerung der operativen Marge
Die erwarteten Profitabilitätsverbesserungen sollten innerhalb von sechs Monaten sichtbar werden und werden künftig halbjährlich überprüft.
Ein maßgeschneidertes, automatisiertes Analysetool ermöglicht fortlaufende Auswertungen, Drilldowns und Trendanalysen. Dieses wird weiterhin regelmäßig vom Unternehmen genutzt.
b) Management Dashboard: Von der Strategie zu klar steuerbaren KPIs
Definition der relevanten Kennzahlen
Da KPIs die Strategie abbilden müssen, führte Amplenics Partners strukturierte Interviews mit allen Gesellschaftern, analysierte die Wertschöpfungsprozesse und identifizierte zentrale Werttreiber. Aus rund einem Dutzend Metriken wurden im Rahmen eines Strategy Workshops schließlich fünf KPIs ausgewählt:
Kapazitätsauslastung
Projekt-Pipeline
Overheadkosten
Finanzielle Reichweite
Operative Marge
Für jede Kennzahl wurden Zielkorridore definiert; Abweichungen werden im Dashboard farblich hervorgehoben (grün/gelb/rot).
Technische Umsetzung
Ziel war ein leicht updatefähiges, kosteneffizientes und vollständig Office-365-kompatibles System. Das entwickelte Dashboard:
aggregiert Daten aus SharePoint, der Finanzbuchhaltung und der Zeiterfassung
bildet sowohl Länder- als auch konsolidierte Ergebnisse ab
zeigt Quartalstrends zur Bewertung von Entwicklungen
ist vollständig PowerQuery-basiert und ohne Spezialsoftware nutzbar
Die Aktualisierung dauert unter zehn Minuten. Eine spätere Erweiterung über API-basierte Datenimporte ist problemlos möglich.
Praktischer Nutzen
Das Dashboard wird mittlerweile intensiv genutzt und hat sich als objektives, verlässliches Steuerungsinstrument etabliert. Entscheidungen, etwa zu Neueinstellungen oder Investitionen, orientieren sich nun klar an den definierten KPI-Zielwerten. Das stärkt Effizienz, Transparenz und eine datenbasierte Entscheidungskultur.
Ergebnis und Impact
Doppelte Wirkung dank Amplenics Partners:
Performance-Verbesserung: Der Performance Review verschaffte klare Transparenz über Profitabilitätstreiber und ermöglichte konkrete Maßnahmen zur Erhöhung der operativen Marge.
Modernes KPI-System: Das neue, automatisierte Dashboard liefert den Gesellschaftern regelmäßig einen prägnanten Überblick über die erfolgskritischen Kennzahlen und unterstützt proaktive, zukunftsorientierte Entscheidungen.
Das Unternehmen verfügt nun über ein leistungsfähiges, skalierbares Steuerungsinstrument, das profitables Wachstum und Unabhängigkeit langfristig absichert.